در این مقاله به بررسی نکاتی درخصوص بازرسی تامین اجتماعی از کارگاه بیمه ای می پردازیم که اطلاع از این نکات کلیدی و مهم می تواند نقش کلیدی و تعیین کننده ای در بهبود عملکرد سازمان مالی هر فعالیت اقتصادی اعم از حقیقی یا حقوقی داشته باشد و دانش به این نکات و اجرای عملی راه کارهای ذکر شده می تواند از بروز چالش های بزرگ و جرایم پیش بینی نشده ای جلوگیری کند.
موضوع پرداخت حق بیمه در کارگاه های مشمول قانون کار و تامین اجتماعی و نحوه محاسبه و تادیه آن به شعب سازمان تامین اجتماعی ازجمله امور مهمی است که کارفرمایان و نمایندگان آنها باید دقت لازم را در مورد آن داشته باشند. ازآنجاکه پرداخت حق بیمه به لحاظ برخورداری کارگران از خدمات تامین اجتماعی به معاش و سلامت بیمه شدگان و خانواده های آنها بازمی گردد، لازم است در اجرای دقیق آن، دقت و جدیت لازم مبذول شود. در این ارتباط اولین چیزی که مطرح میشود موضوع مستندات وو ملاک های تعیین حق بیمه است و این که هرکدام از این مستندات از نظر سندیت در چه رتبه ای قرار می گیرند و عمال سازمان تامین اجتماعی و واحدهای تابعه برای کدامیک اعتبار بیشتری قائلند. از این منظر می توان مستندات زیر را به ترتیب اهمیت برشمرد:

گزارش بازرسان کارگاه
بر اساس ماده ۴۷ قانون تامین اجتماعی، شعب سازمان تامین اجتماعی جهت اطلاع و تهیه گزارش از وجود کارکنان و فعل و انفعالات نیروی انسانی در کارگاه، بازرسانی را به کارگاه ها اعزام می کنند.گزارش های تهیه شده توسط بازرسان برای تعیین تعداد کارکنان و محاسبه حق بیمه تا تاریخ گزارش بعدی معتبر است و مالک محاسبه حق بیمه قرار می گیرد. کارفرمایان لازم است به حضور بازرسان سازمان در کارگاه خود توجه کافی کنند و از اعلام اطلاعات کاری و افراد شاغل به صورت واقعی دریغ نکنند. زیرا در صورت عدم توجه به ارائه اطلاعات واقعی، اول از همه خود کارفرمایان متضرر خواهند شد. در صورتی که بیمه شده در اولین گزارش بازرسی مدعی داشتن سابقه قبلی در همان کارگاه باشد حداکثر تا یک سال قبل از تاریخ بازرسی قابل محاسبه خواهد بود. براساس دستورالعمل مربوط به بازرسی، حداقل سه بار در سال بازرسی از کارگاه ها پیش بینی شده است و بازرس موظف است مشخصات بیمه شدگان را به صورت دقیق ثبت و یادداشت کند.

اگر در کارگاهی رابطه کارگری و کارفرمایی، اشتغال در کارگاه و دریافت حقوق و مزایا مشاهده شود، بازرس می تواند مطابقت بازرسی با لیست را اعلام کند. ولی اگر لیست با بازرسی مطابقت نداشت از تاریخ عدم مطابقت، کارفرما باید به شعبه تامین اجتماعی مراجعه و درخصوص رفع مشکل اقدام کند، وگرنه هر لیستی که پس از عدم مطابقت به شعبه ارسال شود، لیست غیرواقع محسوب می شود.در مورد بازرسی موارد زیر قابل ذکر است: بازرسان کارگاه ها موظف هستند گزارش بازرسی را در کارگاه تنظیم کنند و حتی الامکان امضای کارگرانی را که اسامی آنان در گزارش بازرسی درج شده، اخذ کنند. همچنین گزارش بازرسی را به امضای کارفرما یا نماینده کارفرما برسانند و اگر هریک از آنها از امضا خودداری کند، مراتب را در گزارش بازرسی درج کنند. عدم امضای گزارش بازرسی توسط کارکنان و کارفرمایان یا نمایندگان آنها، به هیچوجه از اعتبار گزارش بازرس نمی کاهد. گزارش بازرسان به منزله گزارش ضابطین دادگستری تلقی می شود، بنابراین برخورد و رفتار مناسب کارفرمایان با بازرسان و ارائه اطلاعاتت درخواستی به آنها از الزامات قانونی است. بازرسان سازمان پس از تنظیم گزارش بازرسی باید نسخه دوم گزارش را به کارفرما تحویل دهند و در صورت حضور نداشتن کارفرما در کارگاه، آن را به نماینده و یا یکی از افراد حاضر در کارگاه تحویل دهند.

بازرسی اولیه از کارگاه زمانی محقق می شود که برای اولین بار جهت تشکیل پرونده بیمه ای و اخذ کدکارگاه یک فعالیت اقتصادی اقدام نموده ایم و یکی از مراحل اخذ کد کارگاهی، بازرسی اولیه از کارگاه می باشد.

این بازرسی درواقع به این منظور انجام می شود که ابزاری برای تشخیص سازمان تامین اجتماعی درخصوص اینکه آیا آن کارگاه بیمه ای حداقل آیتم های لازم را برای اخذ کد کارگاهی دارد یا خیر، و برخی از این حداقل ها شامل احراز هویت کارگاه، کنترل مدارک ارائه شده در زمان ثبت نام تشکیل کد کارگاه اعم از محل وقوع ملک و احراز هویت کارفرما می باشد و همچنین در بازرسی اولیه کارکنانی که در محل فعالیت حضور دارند در گزارش بازرسی اولیه قید می شود.

اطلاعات اولیه ای که برای کارکنان در لیست گزارش بازرسی قید می شود شامل نام ومشخصات کارکنان و تاریخ شروع به کار و شغل و میزان حقوق و دستمزد قانونی آنهاست.

تاکید می شود که گزارش بازرسی اولیه از کارگاه بسیار مهم و حائز اهمیت است چرا که اولین لیست ارسالی بیمه کارگاه باید از هرجهت مطابق لیست گزارش بازرس باشد. در مواردی در برخی کارگاه های بیمه ای مشاهده کرده ام که گزارش بازرسی اولیه توسط بازرس محترم تامین اجتماعی انجام شده است ولی کارفرما دقتی به افراد قید شده در لیست گزارش بازرس ننموده است و در اولین لیست ارسالی به تامین اجتماعی فرد یا افرادی از کارکنان را به هر دلیل از قلم انداخته است که در این حالت بعد از گذشت چندماه از سوی سازمان تامین اجتماعی مطالبه ای برای آن کارگاه صادر شده است.

من همواره این را تاکید می کنم که گزارش بازرس های تامین اجتماعی از مهمترین عوامل تشخیص حضور یا ترک کار نیروی کار هر کارگاه می باشد و ملاک مهمی برای مطالبات و اجراییات سازمان تامین اجتماعی می باشد و به عبارتی بازرسان به منزله چشم ناظر و معتمد سازمان هستند پس باید دقت زیادی در گزارش بازرسی انجام شده و مطابقت آن با لیست های بیمه ارسالی ماهانه داشته باشیم.

گزارش بازرسان دفاتر قانونی
سازمان می تواند جهت تعیین حق بیمه کارکنان شرکت ها و کارخانه ها، دفاتر را مورد بازرسی قرار دهد و کارفرما موظف است با بازرسان سازمان همکاری کند و دفاتر را در اختیارشان قرار دهد. طبق قانون کلیه شرکت هایی که تحت پوشش تامین اجتماعی قرار دارند باید آمادگی حسابرسی توسط حسابرسان تامین اجتماعی را داشته باشند. برای این رسیدگی زمان خاصی وجود ندارد و بنا به تشخیص شعبه تامین اجتماعی یا در موارد خاص مانند صدور مفاصاحساب بنا به تقاضای واحد بیمه پرداز انجام خواهدد شد. درواقع حسابرسی پایان دوره، به کلیه اختلافات بین واحد بیمه پرداز و واحد درآمد تامین اجتماعی پایان میدهد. با انجام حسابرسی بیمه ای، از سال مورد نظر و با پرداخت بدهی اعلام شده بابت حسابرسی بیمه ای سال مربوطه، کلیه بدهی های برآوردی قبلی حذف می شود و تا پایان سال واحد بیمه پرداز فاقد بدهی به تامین اجتماعی خواهد بود.

چنانچه بدهی اعلام شده به کارفرما به استناد گزارش بازرسی از دفاتر قانونی شرکت باشد کارفرما می تواند در صورت اعتراض به بدهی اعلام شده، قبل از طرح اعتراض در هیئت های بدوی و تشخیص مطالبات، یک نسخه از گزارش بازرسی از دفاتر قانونی را کتبا و به هزینه خود درخواست کند. معمولا قبل از حسابرسی، فرم های مخصوصی به شرکت مربوطه ارسال میشود که در آن یکسری اطلاعات در رابطه با دفاتر قانونی و اظهارنامه های مالیاتی مورد سوال قرار می گیرد. پس از تکمیل فرم های مربوطه و ارسالل آنها به موسسه یا شعبه ذیربط توسط شرکت، مراحل بعدی انجام می شود. موسسات حسابرسی سازمان تامین اجتماعی پس از رسیدگی، مدارک مربوطه را در فرم های مخصوص وارد می کنند و به شعبه ذیربط که پرونده مطالباتی شرکت در آن رسیدگی میی شود ارسال می کنند و شعبه پس از دریافت گزارش نسبت به محاسبه و اعلام بدهی حق بیمه به شرکت اقدام می کند. در این حالت موسسات حقوقی به استناد مواد ۴۲ و ۴۳ قانون تامین اجتماعی حق اعتراض و ارائه مدارکی دال بر رد بخشی از بدهی اعلام شده در صورت عدم پذیرش مبلغ تعیین شده را دارند.

بدهی حق بیمه ناشی از حسابرسی از تاریخ ابلاغ به کارفرما تا ۳۰ روز مشمول جریمه تاخیر نیست و پس از آن اعم از اینکه در مرحله برآوردی باشد، یا قطعی، ماهیانه ۲ درصد جریمه تاخیر پرداخت به آن تعلق می گیرد. در مورد حسابرسی از دفاتر قانونی کارگاه ها، این امکان فراهم شده که حسابرسی دفاتر قانونی به موسسات حسابرسی یا حسابرسان مستقل عضو جامعه حسابداران رسمی ایران واگذار شود.

لیست و صورت مزد ارسالی توسط کارفرما براساس ماده ۳۹ قانون تامین اجتماعی
کارفرما موظف است صورت مزد و دستمزد کارکنان را تهیه کند و حداکثر تا آخرین روز ماه بعد به سازمان ارائه دهد. لیست ارسالی توسط کارفرما مالک محاسبه و دریافت حق بیمه قرار می گیرد. برای کارفرمایان کارگاه های مشمول معافیت سهم کارفرما تا میزان ۵ نفر این مهلت تا آخرین روز دو ماه بعد خواهد بود. در مواردی نیز حق بیمه به صورت مقطوع تعیین می شود که این اقدام در صورت عدم ارسال لیست توسط کارفرما، فقدان گزارش بازرسی از کارگاه ها یا دفاتر قانونی به دلیل همکاری نکردن کارفرما در ارائه مدارک الزم انجام می پذیرد. در برخی از مشاغل نیز به دلیل ماهیت شغلی و فقدان سازوکار لازم برای تشخیص دستمزد و تعیین حق بیمه، حق بیمه به صورت مقطوع تعیین می شود.

اهمیت گزارش بازرس در مراجع رسیدگی
گزارش بازرسی انجام شده از کارگاه یک سند رسمی و معتبر جهت ارائه به مراجع مختلف رسیدگی نظیر اداره کار و هیئت های مختلف حل اختلاف است به نحوی که قاضی، کارشناس یا هر شخص رسیدگی کننده در مراجع رسیدگی اهمیت ویژه ای برای گزارش بازرسی سازمان تامین اجتماعی قائل است و همین موضوع گواه بر اهمیت بالای گزارش بازرسی تامین اجتماعی می باشد و لازم است اطلاعات مندرج در آن را جدی بگیریم. به عنوان مثال در حل اختلاف بین نیروی کار و کارفرما، گزارش بازرسی بیمه می تواند مبنا و ملاک تصمیم گیری مراجع رسیدگی کننده به دعاوی باشد.

همکاری با بازرسان تامین اجتماعی
از آنجایی که بازرسان سازمان تامین اجتماعی از بازوهای اجرایی سازمان محسوب می شوند لذا لازم است نهایت همکاری را با آن ها داشته باشید و اطلاعات لازم را به نحوی که آنها مطالبه می کنند به صورت صحیح و دقیق اعلام نمایید. در مواردی مشاهده شده به دلیل عدم همکاری کارفرما یا نیروهای تحت نظر وی حتی در مواردی کد کارگاه غیرفعال شده تا مجددا کارفرما به شعبه بیمه مراجعه کند و اطلاعات مورد درخواست بازرس را ارائه و تعیین تکلیف نماید.

بازرسی چه مواردی را دربرمی گیرد؟
در این مورد کارگاه ها به دو دسته تقسیم می شوند:

کارگاه هایی که کارفرما لیست مزد و حقوق را به سازمان ارسال می کند. در این موارد بازرسی طبق آخرین لیست ارسالی انجام می گیرد و فقط اسامی افرادی که در کارگاه شاغل هستند، ولی کارفرما صورت مزد و حقوق آنها را به سازمان ارسال نکرده، در گزارش بازرسی درج می شود. کارگاه هایی که کارفرما صورت لیست مزد و حقوق را به سازمان ارسال نمی کند. در مورد این کارگاه ها اسامی و مشخصات کلیه افراد شاغل در گزارش بازرسی درج می شود.